La Struttura di un'Azienda di Incentive
Oggi parliamo della Struttura di un'Azienda di Incentive.
E' un'organizzazione piuttosto complessa che opera su vari livelli. Nello schema a fianco potete trovare una schematizzazione che aiuta a comprendere meglio quali sono le funzioni interessate. Ho evidenziato la figura dell'account perché credo che abbia un'importanza rilevante nel rapporto tra il cliente e l’agenzia: raccoglie le informazioni, suggerisce le prime indicazioni e si confronta con lo staff interno per trovare le migliori soluzioni. Una volta che l'operazione di incentive è avviata, continua a tenere alta la sua attenzione per monitorare possibili accorgimenti che in corso d'opera si rendessero necessari. All'interno dell’organizzazione ci sono poi altre competenze come quella dei copy writer e degli art director che studiano l'immagine e la comunicazione più efficace ed incisiva per il cliente; occorre pensare alla creazione del catalogo, delle schede per i partecipanti, della comunicazione sul punto vendita fino alla grafica del sito che viene concordata con il responsabile informatico del progetto. Quest'ultimo ha il compito di lavorare sulla struttura informatica dell'iniziativa, accontentando le esigenze del cliente e creando filtri per l'elaborazione dei dati. Negli ultimi anni questa funzione ha assunto un'importanza fondamentale ed ormai i software che gestiscono le campagne incentive hanno raggiunto complessità davvero notevoli; basti pensare alle migliaia di operazioni che il software ed i server devono fare incrociando dati di vendita, punteggi ed ordini di regali integrandoli su canali misti per fare in modo che l'utente venga contattato con lettere cartacee ma soprattutto con e-mail ed sms; ci troviamo di fronte a veri e propri siti di e-commerce dove al posto del denaro si spendono i punti acquisiti durante l'anno grazie alle proprie performance. E se si parla di commercio elettronico non si può non parlare di spedizioni di oggetti e quindi di logistica. Un’efficiente gestione della logistica permette, in una manifestazione a premio, di gestire carrelli elettronici ricchi di premi diversi per natura ed ingombri. Ci capita, nella nostra organizzazione, di spedire ordini unici contenenti 14/15 premi differenti e, in questi casi, lo sforzo logistico è importante. A stretto contatto con la logistica opera l'ufficio acquisti che fa un lavoro spesso sottovalutato ma d’importanza fondamentale. Gestire ordini di prodotti così diversi su una piattaforma molto ampia di fornitori rende questa attività complessa, soprattutto ora che le rotazioni delle merci sono sempre più serrate vista l'alta obsolescenza a cui sono soggetti i prodotti. Gli stessi produttori hanno snellito parecchio i propri magazzini e capita sovente la rottura di stock a cui bisogna far fronte reperendo i prodotti da distributori alternativi. Ogni volta che esce un prodotto dal magazzino occorre fatturarlo. Questa attività è fondamentale per l'azienda e visto l'alto numero di premi spediti comporta l'impiego di più persone per riuscire ad evadere le consegne in tempi ridotti. Ogni Cliente poi ha richieste specifiche sulle fatturazioni e questo rende il lavoro molto delicato. Così come è sensibile l’attività dell'ufficio legale che deve saper consigliare la formula migliore per lo svolgimento dell’iniziativa con particolare attenzione alla deducibilità fiscale e al corretto disbrigo di tutte le pratiche presso il Ministero delle Attività Produttive. Quando si redige un regolamento o si versa la cauzione occorre prestare attenzione ad ogni dettaglio per non incorrere in sanzioni amministrative.In questo post ho voluto dare qualche breve informazione su come si svolge l’attività in un'azienda che si occupa di incentive perché credo che possa aiutare a comprendere meglio quanto lavoro c'è dietro l'organizzazione di un concorso o un'operazione a premio. In ogni caso, la soddisfazione del Cliente e dei vari Utenti che hanno ricevuto il premio ripaga ampliamente tutto questo impegno e dedizione.
Coachtive, Gianluca Testa
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