Gestione del Tempo

"Non basta essere indaffarati. La domanda è: per cosa siamo indaffarati?" Questa massima di H.D. Thoreau sintetizza bene la necessità dell’uomo moderno di concentrarsi sulle cose veramente importanti. Il tempo è una risorsa sempre più preziosa ed occorre usarla con la massima accortezza. Quante volte abbiamo la sensazione che ci manchino le ore per finire il nostro lavoro, per dedicare più attenzioni alla famiglia e agli amici o semplicemente a noi stessi. Diventa quindi di fondamentale importanza organizzare al meglio il fattore tempo o, ancor meglio, imparare a gestire noi stessi.
Per fare questo utilizzeremo la matrice del tempo di Stephen Covey che potrete approfondire nel suo libro “The 7 Habits of Highly Effective People”, tradotto ed edito in Italia da Franco Angeli.
Covey organizza il tempo in quadranti in base a due criteri: l’Urgenza e l’Importanza.
Nei quadranti dell’urgenza troviamo tutte quelle attività che richiedono la nostra attenzione immediata. Nelle attività caratterizzate dal fattore importanza ci si focalizza su quelli che sono i nostri obiettivi. Lo sviluppo della matrice vedrà quindi il formarsi di quattro quadranti di attività:
1° Importante e Urgente (preventivi, telefonate di clienti, risolvere problemi);
2° Importante e Non Urgente (definizione di mission, strategie, formazione);
3° Non Importante e Urgente (telefonate non importanti, riunioni superflue);
4° Non Importante e Non Urgente (navigazione in internet, lettura posta elettronica, televisione).
Vi propongo, ora, un esercizio. Prendete un foglio di carta e dividetelo in quattro parti corrispondenti ai quattro quadranti della matrice del tempo.
Elencate, in ogni settore, quali sono le vostre attività in una giornata tipica di lavoro.
Pensateci bene, segnate anche gli impegni più marginali come aprire la corrispondenza cartacea o la chiacchierata abituale con i vostri colleghi a metà mattina. Segnate in che modo trascorrete l’intera giornata lavorativa. Prendetevi tutto il tempo necessario. Considerando 500 minuti tutto il tempo che trascorrete al lavoro, assegnate ad ogni singola attività la corrispondente percentuale, sempre espressa in minuti. La somma dovrà al monte minuti lavorativi. Una volta che avrete completato il vostro lavoro è probabile che rimaniate colpiti dal tempo che normalmente viene dedicato ai quadranti 3 e 4.
Questa è l’area della dispersione. Se volete diventare più efficienti dovete diminuire drasticamente le ore trascorse a svolgere le attività di questi quadranti. Facendo questo la vostra produttività aumenterà considerevolmente. Infatti, come dice il consulente di management Benjamin Tregue: “Il peggior uso in assoluto del tempo è fare bene ciò che non serve fare affatto”.
Il 1° quadrante è l’area della crisi, dei problemi. Molte persone vivono costantemente occupandosi di attività urgenti e importanti. Ottengono senz’altro risultati a breve termine ma devono pagare un tributo importante in termini di stress e di mancanza di pianificazione futura. Lontani dalla vision, oppressi da problemi che sembrano autogenerarsi, rischiamo di essere spazzati via da un onda che cresce ogni giorno sempre di più finché non riusciamo più a controllarla. Spesso l’unico sollievo viene provato dedicandosi alle attività del 4° quadrante compromettendo anche la nostra efficacia in un’inevitabile spirale discendente. Anche a livello fisico rischiamo di andare incontro a problemi seri e, senz’altro, non potremo mantenere un simile stile di vita per molti anni.
Il modo più efficace di gestire il tempo è senz’altro quello di dedicarci alle attività del 2°quadrante, quelle importanti e non urgenti. Qui possiamo ritrovare calma ed equilibrio, dedicando tutto il tempo necessario alle attività fondamentali per lo sviluppo di noi stessi e della nostra attività. Studiare strategie, analizzare gli scenari futuri del nostro mercato, acquisire le competenze necessarie con la formazione: occupazioni che ci permetteranno di crescere e ci garantiranno una salute invidiale e prospettive economiche di assoluto rilievo. Per restare nel quadrante 2 ci vuole una forza di volontà notevole, certo non è facile. Le occasioni di distrazione sono molte ma è questa la strada per un efficace gestione del tempo. Focalizzarsi sugli obiettivi. Organizzarsi ed agire sulla base delle nostre priorità e dei nostri valori. E se non riuscite a far fronte a tutti gli impegni, ricordate l’importanza di una delega efficace (la tratterò in uno dei prossimi post). Vi saluto lasciandovi un piccolo consiglio che ho trovato semplice ed efficace.
Quando segnate sulle vostra agenda gli impegni (io utilizzo una settimanale ma funziona bene anche con la giornaliera), utilizzate delle penne di colore diverso a seconda del tipo di attività a cui sono legati: ad esempio, se è un’attività attinente lo sviluppo della società utilizzate una penna di colore blu; se invece è un impegno che vi consentirà di crescere a livello personale scrivete in colore verde e così via via che appunterete tutti i vostri impegni. Questo collegherà le attività della singola giornata con gli obiettivi a lungo termine levando quell’ansia da gestione di tante piccole incombenze. Vi assicuro che funziona.

Coachtive, Gianluca Testa

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